Votre entreprise va bientôt changer d’adresse ? Vous devez organiser le déménagement de vos bureaux ou locaux ?
Découvrez notre checklist du déménagement d’entreprise et tous nos conseils de pro pour réussir cette mission.
La première chose à faire avant de déménager, c’est évidemment de trouver de nouveaux bureaux / locaux. Ceux-ci doivent être choisis parce qu’ils répondent à un besoin spécifique : augmentation de la masse salariale, développement de nouvelles activités, situation géographique, équipements…
Pour être certain d’emménager à l’adresse idéale, on visite les locaux, on les inspecte, on demande un audit de sécurité…
À moins de devenir propriétaire de ses locaux professionnels, il faut ensuite signer un bail commercial avant l’emménagement.
Entre la recherche d’une nouvelle adresse et l’emménagement, plusieurs petites choses comptent. Pour vous aider à réussir votre mission, voici une checklist du déménagement d’entreprise.
Une fois que l’on a trouvé des locaux et que l’on connaît la date du déménagement, il convient de faire un retroplanning (ou une to-do-list).
Cette démarche de planification permet d’organiser méticuleusement chaque étape du déménagement, du début à l’aboutissement.
Grâce au retroplanning, aucun détail n’est oublié et les délais sont respectés !
Pour ne pas vous retrouver sur le pas de la porte avec vos meubles et vos cartons, cherchez à l’avance un partenaire pour votre déménagement d’entreprise.
Bloquez une date à l’avance et poursuivez avec les autres étapes clés de votre changement d’adresse.
Dès lors que l’on connaît la date de déménagement et la nouvelle adresse, il est important de prévenir les salariés, les clients, les fournisseurs… Tous les collaborateurs peuvent ainsi anticiper les effets du changement de localisation.
Une bonne communication en interne est également essentielle pour impliquer les employés, identifier les réticences, etc.
Dans le cadre d’un déménagement d’entreprise, quelques formalités administratives s’imposent.
En interne, il faut modifier l’adresse sur les en-têtes des documents officiels, sur les enveloppes, les cartes de visite, les flyers…
Pour les entreprises avec un site web professionnel et une visibilité sur les réseaux sociaux, on pense également à changer l’adresse postale sur ces supports.
Il faut également procéder à un transfert de siège social, afin de signaler le changement de domiciliation aux autorités compétentes. À noter que des plateformes spécialisées en domiciliation d’entreprise et diverses applis d’aide aux entrepreneurs proposent la prise en charge du transfert de siège social.
Enfin, concernant les droits des salariés, il faut vérifier que les contrats comportent une clause de mobilité. Sans cette disposition particulière dans les contrats de travail, des litiges peuvent survenir entre les salariés et la hiérarchie du fait du déménagement de l’entreprise.
Avant de démarrer un nouveau bail commercial, on veille à envoyer un préavis concernant l’ancien contrat afin de prévoir sa résiliation. Deux loyers simultanés, c’est plus de frais et moins de trésorerie pour la société.
De plus, comme les déménagements des particuliers, les déménagements des professionnels nécessitent de prévenir les fournisseurs d’énergie (électricité, gaz, eau…) et les opérateurs en télécommunications (opérateur téléphone, Internet…).
En vue d’un déménagement professionnel, on anticipe et on contacte des prestataires pour le nettoyage des futurs bureaux / locaux, mais également pour la maintenance des installations spécifiques.
Dès les premiers jours après l’emménagement, des agents pourront intervenir pour entretenir vos nouveaux locaux. Et au moindre problème, vous saurez qui appeler pour remédier à la situation.
Un déménagement d’entreprise est une excellente opportunité d’aménager ses locaux / bureaux sur mesure. Car si l’on peut tout à fait conserver son mobilier, on peut aussi tout changer pour un nouveau départ. Le cas échéant, on prend le temps de faire du tri. Don, recyclage ou revente… Il est assez facile d’offrir une seconde vie à des meubles que l’on n’utilise plus.
En fonction des activités, diverses fournitures de bureau peuvent s’avérer nécessaires : comptoir pour un espace d’accueil, banquettes pour un espace détente, fauteuils ergonomiques pour le confort des travailleurs, tables et chaises pour la cafétéria de l’entreprise…
Pour agencer un openspace avec des espaces d’intimité, on installe des cloisons et autres cabines.
Pour améliorer le bien-être des salariés, on pense à créer des espaces de détente dans les nouveaux locaux : salle de repos, salle de lecture, salle de jeux…
La décoration des nouveaux bureaux / locaux est également à envisager en amont. Plantes vertes, photographies, tableaux d’art, posters… Tous ces détails doivent avoir été réfléchis avant le jour J. Idéalement, on opte pour une réflexion collective type brainstorming. On est ainsi sûr d’aménager les locaux parfaits pour ses collaborateurs.
Si des besoins de travaux existent, il faut bien sûr finaliser les projets avant le déménagement de l’entreprise. Au préalable, on demande plusieurs devis, on s’assure des disponibilités des entreprises, on compare…
Pour les entrepreneurs qui ont besoin d’assistance dans cette délicate mission qu’est le déménagement de leur boîte, il est également possible de nommer un responsable du déménagement. Celui-ci se concentrera sur le déménagement de l’entreprise et s’assurera que toutes les étapes sont rigoureusement respectées, pour un transfert réussi !